Assistenz der Hochschulleitung (w/m/d)

Steckbrief
Bezeichnung         Assistenz der Hochschulleitung (w/m/d)
Stellenumfang      50 Prozent einer Vollzeitstelle
Vergütung               TV-L E6
Vertragsdauer        unbefristet (Probezeit 6 Monate)
Bewerbungsfrist    9. Juni 2024

Die Hochschule für Musik Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Hochschulleitung (w/m/d)
mit einem Stellenumfang von 50 Prozent einer Vollzeitstelle.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Sie unterstützen die Rektoratsmitglieder, insbesondere den Kanzler, in allen organisatorischen Abläufen von der Termin- und Reiseplanung bis hin zur Sichtung, Priorisierung und Weiterbearbeitung von E-Mails
  • Sie erledigen alle anfallenden administrativen Aufgaben nahezu selbständig und gestalten die kontinuierliche Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen aktiv mit
  • Sie erinnern die verschiedenen Gremien rechtzeitig an Termine und halten für Besprechungen stets gesprächsrelevante Informationen bereit
  • Sie verwalten eigenverantwortlich den Posteingang und managen den reibungslosen Geschäftsbetrieb im Vorzimmer des Rektorats
  • Sie sind zentrale Anlaufstelle für externe und interne Kontakte und Anliegen


Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

  • Sie sind in hohem Maße teamfähig und bringen eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit Blick auf die umfassende Unterstützung einer Hochschulleitung ein
  • Sie besitzen ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit gepaart mit großer Einsatzbereitschaft und Flexibilität
  • Sie besitzen gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sie beherrschen den Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse des Systems cobra CRM sind von Vorteil
  • Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Berufsausbildung beziehungsweise eine kaufmännische Ausbildung  
  • Sie zeichnen sich aus durch ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sowie serviceorientiertes und freundliches Auftreten


Ihre Stelle ist dem Kanzler der Hochschule für Musik zugeordnet. Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Aufgabengebiet mit verantwortungsvollen, interessanten und anspruchsvollen Tätigkeiten in einem dynamischen Hochschulumfeld im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses (Probezeit 6 Monate). Die Vergütung erfolgt in der Entgeltgruppe TV-L E6. Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten sind gewährleistet.

Die Hochschule für Musik Freiburg ist bestrebt, den Anteil von Frauen bei den Beschäftigten zu erhöhen und fordert deshalb qualifizierte Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum 9. Juni 2024 digital zusammengefasst in einer pdf-Datei an den Kanzler der Hochschule für Musik Freiburg, bewerbungenmh-freiburg.de. Für nähere Auskünfte steht Ihnen Frau Yoko Boyé telefonisch unter 0761/31915-49 oder per E-Mail unter y.boyemh-freiburg.de gerne zur Verfügung. 
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 17. Juni 2024 statt.

Datenschutzhinweis
Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zu. Diese Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber dem Rektorat schriftlich oder elektronisch widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung dazu führt, dass die Bewerbung im laufenden Verfahren nicht mehr berücksichtigt werden kann.