Hochschule für Musik Freiburg: Datenschutz-Glarean

Ergänzende Datenschutzerklärung für die Lernplattform GLAREAN

Wir verweisen auf die Datenschutzerklärung unserer Webseite mh-freiburg.de welche unter folgendem Link aufrufbar ist und welche hinsichtlich der Nutzung von GLAREAN durch folgende Erklärung ergänzt wird.

Mit Nutzung der Lernplattform willigen Sie in die Datennutzung wie in der Datenschutzerklärung für mh-freiburg.de und wie hier beschrieben ein.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist: Hochschule für Musik Freiburg, Körperschaft des öffentlichen Rechts, vertreten durch Herrn Prof. Dr. Ludwig Holtmeier, Mendelssohn-Bartholdy-Platz 1, D-79102 Freiburg i. Br., Telefon: (0761) 3 19 15- 0 / Telefax: (0761) 3 19 15 -42 / E-Mail: kontakt(at)mh-freiburg(dot)de

1.1 Operative Daten die durch den technischen Betrieb als Webplattform anfallen

Die Lernplattform GLAREAN wird unter Verwendung der webbasierten Software ILIAS (http://www.ilias. de) betrieben, welche aus technischen Gründen zum Zwecke der Bereitstellung des Dienstes Daten speichert. Im Betrieb des Webservers (Apache) fallen hierbei Logdateien an in welchen die folgenden personenbezogenen Daten abgespeichert werden:

• Datum des Zugriffs

• IP-Adresse des Nutzers in anonymisierter Form

• die gesamte an den Server gesendete Anfrage

• Browsersoftware und Version.

Daneben erzeugt die Software ILIAS Logdateien die die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten erfassen:

Datum des Zugriffs
Session-ID(s.u.)
ILIAS-Benutzerkennung des Nutzers. Diese entspricht der User-ID im Identity-Provider (LDAP) der Hochschule für Musik Freiburg.
ggf. die dem Nutzer aufgrund ihres/seines Status/Funktion in der Hochschule zugewiesenen Rollen innerhalb von ILIAS.

Diese Logdateien dienen ausschliesslich der Behebung technischer Probleme und der computerforensischen Beweissicherung und werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Die Erfassung dieser Daten ist aus technischen Gründen nötig, weshalb keine Widerspruchsmöglichkeit besteht. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich. Bei Zustimmung Ihrerseits erfolgt die Nutzung zudem auf Basis Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

1.2 Im ILIAS-System gespeicherte Daten

1.2.1 Daten zur Authentifizierung und Autorisierung

Um GLAREAN zu nutzen muss sich ein Anwender am System anmelden. Dazu nutzt er die im LDAP der Hochschule für Musik Freiburg hinterlegten Zugangsdaten (s. dort). Das System sendet diese Daten an den LDAP-Server (LDAP-Bind Request). Im Fall einer erfolgreichen Anmeldung liefert der LDAP-Server die folgenden personenbezogenen Daten an ILIAS:

• Vorname

• Nachname

• Matrikelnummer

• User-ID (diese entspricht der zur Anmeldung verwendeten User-ID)

• SysteminterneID

• AktuelleClient-IP

Diese Daten werden bei jeder Anmeldung synchronisiert (alte Werte werden hierbei überschrieben, sind aber u.u. im Datenbankbank-Backup (s.u.) ggf. weiterhin erfasst) und als Stammdaten in der Datenbank des Systems gespeichert. Die Systeminterne ID wird bei der ersten Anmeldung von ILIAS erzeugt und im Folgenden dem Nutzer anhand der externen User-ID zugeordnet.

Nach erfolgreicher Anmeldung am System wird eine Session-ID (PHP-Session ID) erzeugt und der Benutzersitzung zugewiesen. Die Zuordnung einzelner Web-Anfragen des Nutzers zu einer Session erfolgt anhand eines vom Webserver gesetzten ”Cookies”(.su.).

Die Erfassung dieser Daten ist aus technischen Gründen nötig, weshalb keine Widerspruchsmöglichkeit besteht. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich. Bei Zustimmung Ihrerseits erfolgt die Nutzung zudem auf Basis Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

1.2.2 Stammdaten der Nutzer

Weiterhin hat jeder Nutzer die Möglichkeit weitere personenbezogene Daten über eine Eingabemaske in seinem persönlichen Profil zu hinterlegten. Der Nutzer hat die Möglichkeit die Anzeige dieser Daten in der Weboberfläche von GLAREN zu aktivieren. Diese erweiterten Daten können jederzeit vom Nutzer selbst aus dem System gelöscht werden (s. aber die Hinweise zum Datenbank-Backup).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

1.2.3 Daten welche durch die Nutzung des Systems anfallen

Durch die Nutzung des Systems fallen weiter Daten an, die in der Datenbank abgespeichert werden.
Durch die Teilnahme an Kursen, Foren und Etherpads sowie die Mitgliedschaft in Gruppen entsteht eine Zuordnung von interner ID und Objekt-ID der entsprechenden Objekte in der Lernplattform. Diese Zuordnung wird in der Datenbank abgespeichert.

Der Nutzer hat die Möglichkeit ein persönliches Profil anzulegen und für andere Nutzer entweder global oder nur für andere Kurs- oder Gruppenmitglieder freizugeben. Diese Daten unterliegen seiner Kontrolle und können jederzeit eigenständig verändert oder gelöscht werden.

Weiterhin hat der Nutzer die Möglichkeit sogenannte Portofolios zu erstellen, welche auf der Webseite an- gezeigt werden können. Diese können vom Benutzer eigenständig gelöscht werden, soweit sie nicht als Teil einer Aufgabe gespeichert bleiben müssen.

Der Nutzer kann innerhalb seines Persönlichen Schreibtisches Dateien, Notizen und Kalendereinträge speichern. Diese Daten unterliegen seiner Kontrolle und können jederzeit selbständig gelöscht werden.

Gegebenenfalls entstehen durch die Verwendung von LILAS- oder SCORM-Lernmodulen Daten zum Lernfortschritt des Nutzers. Diese Daten werden in der Datenbank gespeichert und erst mit dem Löschen eines Nutzes entfernt.

Im Rahmen der Kursteilnahme sowie der Teilnahme an Prüfungen muss der Nutzer ggf. Lösungen für gestellte Aufgaben an das System übermitteln (Formulardaten oder Datei-Upload). Dies Daten werden im System gespeichert und können nur vom Dozierenden bzw. einem Systemadministrator gelöscht werden (soweit dies den rechtlichen Vorgaben für Prüfungen entspricht). Löschanfragen diesbezüglich senden Sie bitte an den Verantwortlichen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

2 Sonstiges:

2.1 Nutzung von Cookies

Beim Aufrufen von aktuellen ILIAS-Versionen werden zwei Cookies geschrieben. Die Cookies werden auf dem Client (Browser des Benutzers) gespeichert, und nicht in ILIAS. Desweiteren werden von Standard- ILIAS keine personenbezogenen Daten direkt in Cookies geschrieben.

ILIAS verwendet die Cookies zu folgenden Zwecken:

PHPSESSID Enthält eine Session-ID Wird verwendet um einen Nutzer / Browser wieder zu erkennen. z.B. für „ist User eingeloggt?“, „welche Sprache wurde ausgewählt?“. Dieser Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.
ilClientId Enthält den Namen des aktuellen ILIAS-Client (Mandanten) Wird verwendet um zu er- kennen welcher Client (Mandant) genutzt wird z.B. um den Nutzer bei Aufruf von „glarean.mh-freiburg.de“ auf den Client „Lehrplattform“ weiterzuleiten. Dieser Cookie wird nach Ablauf der aktuellen Benutzersitzung gelöscht.

2.2 Backupsystem

GLAREAN erstellt im Abstand von 4 Stunden ein Dateisystembackup der Installation, die auch die von Benutzern eingestellten Dateien enthält. Diese Backups werden nach maximal 6 Monaten gelöscht.