Beschaffung / Direktauftrag

1. Zweck der Richtlinie

Diese Richtlinie legt das Verfahren und die Verantwortlichkeiten für die Vergabe und Abwicklung von Direktaufträgen innerhalb der Hochschule für Musik Freiburg fest. Ziel ist es, die für Direktaufträge geltenden haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen in nachhaltiger, effizienter und transparenter Form zu gewährleisten.

2. Definition

Ein Direktauftrag ist die entgeltliche Beschaffung einer Leistung (z.B. Kauf von Gütern, Dienst- und Werkleistungen), die ohne ein formelles Vergabeverfahren durchgeführt wird. Dies kann in Fällen geschehen, in denen keine gemeinsame Beschaffung (siehe Anlage 2 und Anlage 3 der VwV Beschaffung, z.B. bei Bürobedarf, technischem Zubehör, IT-Geräten usw., deren Beschaffung über das LZBW wirtschaftlicher ist) vorliegt und der geschätzte Auftragswert den Schwellenwert von 100.000 € ohne Umsatzsteuer nicht überschreitet. Bei Drittmitteln sind die ggf. strengeren Vorgaben der Drittmittelgeber zu beachten (i.d.R. bei Bundes- und EU-Mitteln, siehe die jeweiligen Förderrichtlinien). 

3. Anwendungsbereich

Die Richtlinie ist von allen an der Hochschule beschäftigen Personen, die in den Beschaffungsprozess involviert sind, zu beachten. Sie gilt für alle Direktaufträge, die an der Hochschule aus eigenen Haushaltsmitteln oder aus Drittmitteln, die bezüglich der Vergabe keinen besonderen Vorgaben des Drittmittelgebers unterliegen, getätigt werden. In allen anderen Fällen ist der Kanzler gesondert zu kontaktieren. 

4. Verfahren

Direktaufträge sind unter Berücksichtigung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wie folgt zu vergeben:

• Bis zu einem Wert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer können Aufträge direkt vergeben werden, ohne dass Angebote von anderen Anbietern einzuholen sind. Eine Dokumentation ist nicht erforderlich.
• Bei Aufträgen zwischen 1.000,01 € bis 5.000 € ohne Umsatzsteuer sind formlos (z.B. auch telefonisch oder durch Internetrecherche) grundsätzlich mindestens drei Angebote zu vergleichen. Eine Dokumentation ist über das von der Hochschulverwaltung bereitgestellte Formblatt durchzuführen. Die Dokumentation ist zusammen mit dem Rechnungsbeleg an die Haushaltsabteilung zu geben.
• Bei Aufträgen über 5.000 € ohne Umsatzsteuer sind grundsätzlich mindestens drei Angebote in Textform (z.B. per Mail, schriftlich) anzufragen. Die Auftragserteilung unterliegt dem Genehmigungsvorbehalt des Kanzlers. Eine Dokumentation ist über das von der Hochschulverwaltung bereitgestellte Formblatt durchzuführen. Nach der Genehmigung ist das ausgefüllte Formblatt (inkl. Angebote) zusammen mit dem Rechnungsbeleg an die Haushaltsabteilung zu geben.

 Zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden. 

Bei Honorar- und Werkverträgen ist vor der Auftragserteilung zusätzlich zu der ggf. erforderlichen Dokumentation gemäß dieser Richtlinie ein Antrag auf Genehmigung des Honorar-/Werkvertrags beim Referat 1 zu stellen. Es wird auf die entsprechenden Vorgaben des Referats 1 verwiesen.

5. Verantwortlichkeiten

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Verantwortlich für die Einhaltung der Richtlinie und die ordnungsgemäße Dokumentation.
• Justiziariat: Verantwortlich für Anwendungs- und Auslegungsfragen bezüglich der Richtlinie.
• Kanzlerin oder Kanzler: Verantwortlich für die Genehmigung der Direktaufträge über 5.000 € ohne Umsatzsteuer, die Entscheidung über eine Abfrage von Eintragungen im Wettbewerbsregister bei Aufträgen ab 30.000 € ohne Umsatzsteuer und die Überwachung der Einhaltung der Richtlinie.
• Referat Personal und Finanzen, Sachgebiet Haushalt: Verantwortlich für die ordnungsgemäße Archivierung der Dokumentation und die Meldung an die Vergabestatistik bei Aufträgen über 25.000 € ohne Umsatzsteuer.

6. Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt am Tag ihrer Bekanntgabe in Kraft.

Freiburg, 12. März 2025
Dr. Dominik Skala | Kanzler