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Stabsstelle Rektorat - Raumkoordination

Im Campus einer Musikhochschule spielen sich – neben Konzerten und Vorspielen – zahlreiche Aktivitäten ab: Künstlerischer Einzel- und Gruppenunterricht, Vorlesungen und Seminare, Tutorate, Konferenzen, Beratungsgespräche, daneben vor allem vielfaches studentisches Arbeiten: das tägliche Üben. Ein wesentlicher Schwerpunkt, um diese vielfältigen Aktivitäten aller Beteiligten möglichst reibungslos miteinander in Einklang zu bringen, ist die Koordination der Raumvergabe.

Die Hochschule für Musik Freiburg ist hinsichtlich ihrer räumlichen Kapazitäten – trotz mehrerer Anbauten – an ihre Grenzen gestoßen. Studienreformen (Bologna-Prozess) sowie Instituts-Neugründungen haben neben Verbreiterung und Verbesserung des Studienangebots zu einer Verknappung der Raumsituation geführt. Eine bereits mehrfach angeregte Verbesserung der Übesituation der Studierenden konnte bisher noch nicht zufriedenstellend umgesetzt werden.

Das Rektorat der Musikhochschule hat sich zum Ziel gesetzt, neue Organisationsformen für eine umfassendere Raumausnutzung zu finden. Neben Beibehaltung der Einzelunterrichtsraum-Selbstverwaltung durch den Lehrkörper ist geplant, zukünftig Raumverwaltungs-Software einzusetzen, um vorhandene, jedoch ungenutzte Raumzeit-Reserven effektiver ausnutzen zu können.

 

Jörg Scheele

Raumkoordination

Raum 216
Telefon 0761 31915-45
E-Mail raumkoordination@mh-freiburg.de

Asimut für Überäume

Rektoratsbeschluss

In seiner Sitzung am 12. Dezember 2016 hat das Rektorat beschlossen, zum frühst möglichen Zeitpunkt ein neues Elektronisches Raum-Buchungs-System ("E-RBS") zu implementieren, welches die Raumbelegungs-Anforderungen der Hochschule für Musik Freiburg vollständig erfüllt.

Projektziele

Maßgebliche Zielsetzung der Hochschule für Musik Freiburg i.Br. (hier kurz "Musikhochschule") ist es, größtmögliche Transparenz über die Raumbelegung herzustellen, darüber hinaus eine wesentliche Vereinfachung der internen Prozessabläufe zu erzielen sowie dadurch eine effizientere Raumbewirtschaftung zu gewährleisten.

Die Implementierung eines nach Vorstellung des Rektorats modifizierbaren und im Praxisbetrieb automatisiert ablaufenden Regelsystems zur Raumbelegung soll zudem eine Vergrößerung der Akzeptanz bestehender Raumnutzungsmodalitäten bei den Raumnutzern, eine Vereinfachung von Raum-Buchungsabläufen bei der Studierendenverwaltung sowie eine Entlastung der Pforte bei der Zutrittsberechtigungskontrolle vor der Schlüsselausgabe bewirken. Hauptregeln bei der Raumbelegung sind: "Gleiche Regeln für alle" und "Prüfungen vor Unterricht vor Üben".

Ein weiteres Hauptziel ist die Vermeidung von Überbelegungen der Unterrichtsräume (z.B. durch die Lehrenden weit über deren fest definierte Lehrdeputate hinaus), um Spielräume für weitere Raumnutzungsarten  -  insbesondere für Übungseinheiten der Studierenden sowie für die zunehmende Anzahl an Kammermusik-Ensembles  -  zu schaffen. Durch eine ansprechend gestaltete Übersicht über die Belegung sämtlicher Räume der Musikhochschule können Lehrende und Studierende Unterrichts- und Übungseinheiten lang-, mittel- und kurzfristig besser planen. Neben der Vermeidung von Raum-Leerstand mithilfe von Belegungsverdichtung ist der Abbau von Raumstreitigkeiten ein weiteres Hauptziel.

Zur Verwirklichung ihrer Zielsetzungen benötigt die Musikhochschule ein "Elektronisches Raum-Buchungs-System" (hier kurz "E-RBS"), durch welches sie in die Lage versetzt wird, die von ihren Lehrenden und Studierenden genutzten Unterrichtsräume Rechner-unterstützt und Web-basiert zu verwalten sowie für alle Berechtigten rund um die Uhr und von überall einen Online-Zugriff auf dieses E-RBS bei maximaler Niederschwelligkeit in der Benutzerführung zu ermöglichen.

Das "E-RBS" soll allen Raum-Nutzern Anreize setzen, mit den Raum-Zeit-Ressourcen hauszuhalten:

•    Anreiz zur pünktlichen Raumbelegung am Beginn des Belegungszeitraums (gebuchte Zeiten werden grundsätzlich in voller Höhe vom Zeitkonto abgezogen, auch bei verspäteter Raumbelegung).

•    Anreize zur rechtzeitigen Raum-Wiederfreigabe am Ende des Belegungszeitraums (Zeit-Gutschrift bei vorzeitiger Raum-Rückgabe; Sanktionierung bei Regelverstoß).

•    Anreiz zur Vermeidung von Raumleerstand während der Mittagszeit (automatische Pausen-Buchung nach spätestens 6 Stunden Unterricht, "flexible automatische Mittagsgrenze").

•    Anreiz zur rechtzeitigen Raum-Vorreservierung für Lehrende, max. zwei Semester im Voraus zur Gewährleistung eines reibungslosen Unterrichtsbetriebs (rechtzeitige Auflösung von Kollisionskonflikten/Mehrfach-Vorreservierungen).

•    Anreiz für Studierende zur vermehrten Nutzung von Unterrichtsräumen in Gruppen, insbesondere zu Kammermusik-Zwecken ("Room-Sharing" mit Vervielfachung der Übezeiten in Unterrichtsräumen).

Ausgangssituation

Die Musikhochschule verfügt über etwa 100 Unterrichtsräume, in denen etwa 200 bis 250 Lehrende künstlerisch-theoretischen Einzel- und Gruppen-Unterricht durchführen und etwa 500 Studierende instrumental-künstlerische Übungen abhalten.

Die Nutzung sämtlicher Unterrichtsäume der Musikhochschule erfolgt dabei auf zwei unterschiedliche Arten: mittel- bis langfristig geplante, Universitäts-ähnliche Semester-Dauerbelegungen zu Unterrichtszwecken seitens der Lehrenden und hochgradig fluktuierende, kurz- bis mittelfristige Einzelbelegungen zu Übezwecken seitens der Studierenden.

Die Musikhochschule ist räumlich-personell in mehrere, teilweise mehrfach hierarchisch gestaffelte Organisationseinheiten unterteilt: So wird die Personengruppe "Lehrende" in "Fachgruppen", "Institute" oder andere instrumenten-spezifische Nutzergruppen unterteilt, wobei die Fachgruppen teilweise aus weiteren Unter-Einheiten bestehen.

Vom Rektorat (Chef-ADMIN) werden Unterrichtsräume zu "Raumpools" zusammengefasst, und jeder Fachgruppe / jedem Institut ein eigener Raumpool vorläufig zugewiesen. Die Organisation der endgültigen Verwendung entweder des gesamten Raumpools oder aller einzelnen Raumpool-Räume  -  als Zuordnung von Nutzern zu einzelnen Unterrichtsräumen  - muss von Fachgruppen und Instituten im Sinne akademischer Selbstverwaltung (Raumpool-ADMINs) selbständig und zum Teil höchst unterschiedlich organisiert werden (Beispiele):

•    Lehrende verschiedener Fachgruppen sowie Studierende in der Rolle "Tutor" benutzen den Raumpool "Seminarräume" mit während des gesamten Semesters unverändert durchlaufenden Belegungszeiträumen ("Dauerbelegung"), ähnlich der Seminarorganisation an einer Universität.

•    Lehrende und Studierende/ngruppen (z.B. "Ensemble") nutzen zwei große Probenräume: die Lehrer besitzen "Dauerbelegungen", die Studierenden können freie Probe-Zeiträume selbständig oder über das Studierendensekretariat buchen; gleichzeitig wird die Belegung dieser Räume in den Abendstunden für Vorspiel- und Konzertveranstaltungen durch das Studierendensekretariat verwaltet.

•    Alle Lehrenden des Haupt-/Nebenfachs "Klavier" nutzen zusammen den Raumpool "Klavierräume". Gemeinsam mit ihrer jeweiligen Studierenden-Klasse nutzt ein Teil dieser Lehrenden davon genau einen Unterrichtsraum (z.B. "Klavierraum X"), ein anderer Teil an verschiedenen Unterrichtstagen mehrere verschiedene Unterrichtsräume. Deshalb sollen auch die Klavier-Studierenden für Ihre Übestunden Zutrittsrecht jeweils nur für genau denselben Unterrichtsraum / nur für genau dieselben Unterrichtsräume wie ihr jeweiliger Haupt-/Nebenfach-Klavierlehrer erhalten.

Aufgrund dieser typischen Beispiele muss die Raum-Nutzer-Organisationsstruktur der Musikhochschul-Realität in Form von ebenso strukturierbaren Gruppenverwaltung der Unterrichtsräumen zu "Raumpools" sowie von einer Gruppenverwaltung der mehrfach-hierarchisierten Nutzergruppen abgebildet werden können (z.B. Obergruppe "Fachgruppe 1, Musiktheorie-Komposition-Musikwissenschaft-Musikpädagogik-Elementare Musikpädagogik-Musikermedizin" – Untergruppe "Theorielehrer" – Unter-Untergruppe "Theorieraum 320").

Herausforderung für das gesamte E-RBS ist folglich nicht eine einfache Raumverwaltungs-Software, sondern der Umgang mit der Komplexität sich ständig wandelnder Nutzergruppen und deren Untereinheiten im Zusammenspiel mit Raumpools und deren Einzelräumen.

Elektronisches Raum-Buchungs-System (E-RBS)

Das Elektronische Raum-Buchungs-System ("E-RBS") dient zur Online-Raumbuchung der Musikhochschule. Zielgruppe sind Lehrkräfte, Studierende und Verwaltung der Musikhochschule.

Als zentrales Anreizsystem zur Umsetzung des Projektziels, alle Raum-Nutzer zu einem sparsamen Umgang mit den Raum-Zeit-Ressourcen zu ermutigen, müssen für jeden Raum-Nutzer mehrere unterschiedliche vom Rektorat definierte Zeitkonten eingerichtet werden können:

•    bei Lehrenden sowie Studierenden in der Rolle "Tutor" in prozentueller Abhängigkeit von ihrem jeweiligen Lehrdeputat;

•    bei Studierenden in Form fest definierter Stundenkontingente.

•    Lehrende mit umfangreicher Konzerttätigkeit buchen ihren Unterrichtsraum unregelmäßig.

•    Projekt-gebundene Lehrende mit großen Anfahrtswegen benötigen Raumbelegungen nur alle 2-4Wochen, dann jedoch mit 2- bis 4-fachem Wochen-Lehrdeputat (Feature "Wochendeputatsgültigkeit").

Unterschiedliche Nutzungsmodalitäten erfordern auf der Nutzerseite neben den verschiedenen Rechteprofilen äußerst differenzierte Buchungsprofile: Dort müssen zu jedem der verschiedenen Zeitkonten Buchungsparameter wie Buchungsvorlauf (mit Anfang und Ende), Belegungszeitgrenzen (mit Minimum, Maximum, "automatische Mittagsgrenze") sowie eine sinnvolle Belegungstaktung (mit Anfang und Ende) eingestellt werden können.

Dem Prinzip akademischer Selbstverwaltung der Musikhochschule muss das Programm auch auf der Ebene der Selbstverwaltung der Raumpool-Räume durch Fachgruppen oder Institute Rechnung tragen: Der Rektorats-seitige Chef-ADMIN übergibt jedem Raumpool-ADMIN vorläufige räumliche Zutrittsrechte zum Raumpool. Der Raumpool-ADMIN muss durch das Programm in die Lage versetzt werden, die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten der Erteilung endgültiger Zutrittsrechte zum Raumpool bzw. dessen Einzelräumen zu haben:

-    entweder allen Raumpool-Nutzern (pauschale) endgültige räumliche Zutrittsrechte zu allen Unterrichtsräumen des Raumpools,

-    oder jedem Raumpool-Nutzer unterschiedliche endgültige, nur räumliche oder räumlich-zeitliche Zutrittsrechte zu einzelnen Unterrichtsräumen des Raumpools zu erteilen.

Wegen der gestiegenen zeitlichen Flexibilisierung ist die Funktion einer Vorbelegung des Folgesemesters nur für Lehrer sinnvoll, um deren Bedarfe rechtzeitig sichtbar zu machen. Zudem ist es erforderlich, bei der Vorbelegung des Folgesemesters Mehrfacheinträge (wie z.B. bei doodle-Listen) zu ermöglichen. Diese "Mehrfach-Vorreservierungen" werden vom System neutral behandelt, da sie nur die Realität der Kollisions-Konflikte darstellen, welche von allen Betroffenen selbst aufgelöst werden müssen. Gleichzeitig mit der Vorreservierung werden die Zeitkonten aller Kollidierenden jeweils mit der vollen Belegzeit belastet.

Es sollen verschiedene Anfragen beantwortet werden: Unter Abfrage aller sowohl allgemeinen als auch Nutzer-individuellen, räumlich-zeitlichen Zutrittsrechte sollen Räume gesucht, gebucht  -  d.h. (virtuell) vor-reserviert oder (physisch real) belegt  -  und getauscht werden.

Wegen des Primats "Prüfungen VOR Unterricht/Üben" muss das Prüfungsamt innerhalb des Prüfungszeitraums die Funktion der Buchung von freien bzw. der Überbuchung von bereits belegten Räumen/Zeiträumen erhalten.

Es sollen verschiedene Ansichten der Raumbelegungen angezeigt sowie verschiedene Listen erstellt / Berichte durchgeführt werden können.

Für alle Raumbelegungs-Anfragen und -Anzeigen muss das Programm verschiedene Bildschirm-Auflösungen für Desktop-Computer und Smartphones darstellen können.

Alle Raum-Nutzer und -Verwalter sollen sich mit persönlichen Nutzerdaten (LOGIN und Passwort) verschlüsselt im Online-System anmelden. Raum-Nutzer sollen sich außerdem mit Ihrem InterCard-Nutzerausweis über den Chipkartenleser beim Empfang (Pforte) ausweisen, um ihre Identität sowie ihre Zutrittsrechte zu gewünschten Unterrichtsräumen nachweisen zu können.

Das Empfangs-Personal der Musikhochschul-Pforte soll jeden Raum-Nutzer mithilfe von auf dem LDAP-Server der Musikhochschule hinterlegten persönlichen Daten per Gesichtskontrolle identifizieren, am E-RBS anmelden sowie  -  nach Kontrolle seiner akuten Zutrittsrechte zum gewünschten Unterrichtsraum  -  den entsprechenden Raumschlüssel für den Raumzutritt ausgeben. Außerdem soll die Pforte Raumbeleger-Verspätungen im E-RBS eingeben sowie Sanktionierungs-Maßnahmen durchsetzen.

Da die Gesichtskontrolle durch die Pforte für ein externes Gebäude wie z.B. den geplanten Erweiterungsbau der Musikhochschule nicht möglich ist, sollte die Zutrittskontrolle zu dessen (Unterrichts-)Räumen möglichst über ein elektronisches Zutrittssystem per Türsteuerung (Chipkartenlese-Sensoren, elektronisches Türschloss) steuerbar sein, welches mit dem geplanten E-RBS verbunden werden müsste.

Asimut für Überäume

Seit dem 24. Januar 2022 läuft Asimut für Überäume an der HfM Freiburg. Die Studierenden erhalten - als fest definiertes Stundenkontingent - eine "laufende Quote" von 10 Stunden pro 14-Tages-Zeitraum. "Laufende (= rollierende) Quote" bedeutet: Sobald Reservierungszeiten "verbraucht" (abgelaufen) sind, können sie gleich wieder - max. 14 Tage in die Zukunft - neu gebucht werden. In der Kernzeit (Montag bis Freitag 11:00-17:00 Uhr) können nur 2-3 Stunden gebucht werden. Wenn die eigene Quote bereits aufgebraucht ist, sind "last-minute"-Buchungen für die kommenden 2 Stunden möglich. Jede Buchung muss vor Betreten des Raums rückbestätigt werden, da sie sonst 5 Minuten nach der Startzeit automatisch storniert wird. Alle Buchungen können geändert und vorzeitig beendet werden, so dass dann andere Studierende den freigegebenen Raum sofort wieder nutzen können.

Das Feedback seitens der Studierenden ist positiv: Durch die mittelfristige Reservierbarkeit der Überäume kann das Üben viel entspannter in den Stundenplan eingebaut werden als früher, da das lästige Warten auf einen Raum entfällt. Spontanes Üben bleibt dank "Last-minute"-Buchungen möglich.

Der Vorlauf

Nach einem Semester Testphase mit dem hochschul-internen Kalendersystem forderten die Studierenden-Vertreter*innen des AStA ein neues Elektronisches Raum-Reservierungs-System.

  1. Zu einem Online‐System gaben die Studierenden generell ein positives Feedback:
  • Alle Übezeiten lassen sich sinnvoll planen, das Üben ist besser in den Stundenplan integrierbar.
  • Es besteht Verlass darauf, dass es einen Raum gibt.
  • Das System ist besonders gut für Studierende, die weiter weg wohnen.
  • "Endlich kommen wir auch an unserer Hochschule der Digitalisierung einen Schritt näher."

2. Der AStA beschreibt die vielfältigen Probleme mit den Überäumen / mit dem getesteten Kalendersystem:

  • Es herrscht immer eine extreme Knappheit an Überäumen: Kurzfristig sind die Überäume - für den Folgetag - ausgebucht.
  • Regelvestöße seitens einiger Studierender: Studierende erscheinen nicht, obwohl sie eine Raum reserviert haben.
  • Das ausprobierte Kalendersystem ist unflexibel: Feste Übezeiten machen die Buchung unflexibel und sind für die Studierenden frustrierend.
  • Das von Studierende gewünschte spontane Üben ist in einem starren Kalendersystem nicht möglich; dies führt zu einem - wegen der Knappheit der Räume - inakzeptablen Raum-Leerstand.
  • Studierende haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse, z.B. Tasteninstrumentalist*innen.
  • Studierende kritisieren die fehlende Vernetzung der EG- und OG-Unterrichtsräume mit den Keller-Überäumen.

3. Daraus entstanden sind folgende Lösungen / Forderungen der Studierendenschaft und des AStA:

  • Der AStA fordert ein flexibles System, welches individuell auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Studierenden eingehen kann.
  • Der AStA fordert ein System, das automatisch Lüftungszeiten an Buchungen hinzufügen kann.
  • Der AStA fordert ein System, das "illegale" Buchungen - z.B. Verletzung der Regeln der exklusiven Pianist:innen‐Räume - verhindern kann.
  • Der AStA fordert Terminals, wo man sich per Kartenlesegerät ein und aus‐checkt, damit nicht genutzte Räume so für andere Studierende frei werden.
  • Der AStA fordert ein System für alle Räume der gesamten Hochschule, sodass eine optimale Raumnutzung gewährleistet ist, und um Doppelbelegungen (Studierende bekommen einen Schlüsselraum oben, löschen aber ihre Buchung im Keller nicht) zu beseitigen.

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Aus den Hochschul-Nachrichten

Überäume einfach über das Buchungs-System »Asimut« reservieren

Vergabe der Überäume im Keller über Asimut

Wie Asimut genutzt wird (u.a. Buchungsregeln)

ASIMUT-Erklär-Videos / How to use Asimut

ASIMUT - Benutzerhandbuch mit Regeln (v3_2)

ASIMUT - User Manual with Booking Rules (v3_2)

Asimut - Buchungsregeln für Überäume - DEUTSCH

Asimut - Booking Rules for Exercise Rooms - ENGLISH

Asimut - Règles pour la réservation des salles pour s'exercer - FRANÇAIS

Asimut - Reglas para la reserva de salas de practicar - ESPAGÑOL

预订系统Asimut的预订规则 - 中国人 - CHINESISCH

Asimut - 」宿泊予約のルール - ジャパニーズ - JAPANISCH

새로운 Asimut 예약 시스템 이용방법과예약 규칙 - 한국인 - KOREANISCH

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